职场写作:周报、月报的写作方法和技巧

如果说记工作日志是员工自我的要求,那么周报和月报很多时候是单位的要求。许多单位都要求员工必须按时报送周报和月报,以便领导更好地掌握工作进展情况,了解每位员工的工作状态和工作绩效。

周报、月报是员工对自己一周或一个月工作的总结和思考,是对下一步工作的安排和打算。主要用来向上级领导汇报自己的工作情况,受众对象主要是单位领导或上级部门。

对领导来说,通过周报和月报,可以用最短的时间尽快了解下属或团队的工作进展情况,工作中存在的问题,需要协调解决的事项;可以及时向员工进行反馈,使沟通更加顺畅,团队工作效率更高。

对员工而言,通过周报和月报,可以及时报送自己的工作进展和工作状况;反映工作中存在的问题和困难,以及需要上级领导协调解决的事项;同时还可以帮助自己进行自我反思,改进工作方法,优化工作态度,转变工作作风,实现持续提升。通过报告的传阅,还可以及时了解其他员工和整个团队的工作进展情况,便于相互交流、沟通和学习。

一是以结果为导向的原则。周报注重结果而不是过程,要告诉别人你做成了什么,而不是努力在做什么。千万不要写一大堆自己的工作过程和自己付出的努力,而没有什么结果。这一方面是你自己心里没底或者感觉不自信,另一方面说明你没有取得什么成绩。那种没有功劳也有苦劳的想法是不足取的。领导工作很忙,对你的努力有时也心知肚明,没有时间去关心你的过程,而更多地关注于你的业绩。所以周报一定要简洁明了,开门见山,谈结果不谈过程。

二是学会换位思考。要从读者的角度去思考,用读者能理解的语言、习惯的方式去写。

如果周报只面向领导,可以直接写出团队中每个人的表现,你对团队的看法,团队中存在的问题,改进的建议,也可以向领导请教经验。如果团队全体人员都能看到周报,可以重点写工作进展情况、遇到的问题、如何解决等,千万不要写某个人的缺点和问题,最好私下里进行交流和沟通。

三是运用“倒金字塔”原则。倒金字塔原理就是把最重要、最精华的内容放在最前面去说。周报要把最重要的内容放在最前面来写,报告中的每一段也要把重点内容放在最前面。重要的内容可以通过小标题来体现,并按照重要程度对小标题进行排序,让读者首先看到最重要的内容。每个小标题下面的内容用来论证标题明升国际ms88,可以列数据、举例子、打比方,可以分析原因,指出影响。

四是要有摘要和导言。在主体部分之前,要写一段摘要作为导言,简洁清晰地点出报告的全部观点,形成报告全文的缩影,让读者不必读完整个报告,就可以了解报告的主要内容。

月报可以由周报加工而成,按照周报写作的原则、角度、导向,把一个月内的所有周报内容进行汇总分析、合并归纳、加工处理,去掉一些不重要的内容和重复性的内容,就可以形成月报。

月报的综合性比周报更强,重点更加突出。特别是对于一些时间跨度比较长的工作,每周的进度可能很小,但一个月进度就会变大,就需要找到最新的进度。

有些工作在周报中可能存在问题,但随着方案的提出,措施的落实,这些问题可能已经在一个月内得到了解决,此时就可以简化这些问题,更多地去总结问题改进过程中的经验和教训。

总之,月报与周报相比,时间跨度更大,涉及的工作更多,综合性也更强,所以不能只是把几份周报进行简单地汇总,还应该进行有效地合并和精简,合并同类项,去除重复项,描述出工作的最新进展情况。

事实上,将时间段放在指定的一段时间去考虑,就可形成这段时间的工作报告。日报、周报、月报、年报的形成就是这个道理。返回搜狐,查看更多

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